何十個ものファイルを、1つにまとめて渡す
ZIPにまとめる前に決めること。相手が開けて、中身が分かる形にする
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まとめる理由は、数を減らすこと
添付が20個あると、受け取った側は20回保存する必要があります。1つにまとめれば、保存も整理も1回で済みます。
一方で、まとめただけでは軽くなりません。写真や動画はすでに圧縮されているため、ZIPにしてもほとんど縮まないのが普通です。
まとめる前に、中身を軽くする
容量が問題なら、先に1つずつ小さくしてからまとめてください。写真なら長辺を縮める、PDFなら画像の多いページを圧縮する、という順番が効きます。
まとめてから中身だけを小さくすることはできません。順番を逆にすると、ZIPを解いて作り直すところからやり直しになります。
まとめる
ZIPにまとめるに複数のファイルを渡すと、1つのZIPにまとめられます。ブラウザの中で作るので、ファイルをどこかへ預ける必要がありません。
ファイルの数が多いときは、先に名前を整えておくと、受け取った側が並べ替えるだけで順番に見られます。日付や番号を頭に付けておくのが確実です。
相手が開けない形にしない
日本語のファイル名は、相手の環境によっては読めない記号に化けます。社外へ出すものは、英数字の名前にしておくほうが安全です。
届いたZIPが化けていた場合は、ZIPの文字化けした名前を直すで読める形に直せます。送り主に作り直してもらう前に、こちらで直せることを伝えると早く済みます。
受け取ったZIPは、必要な分だけ取り出す
中身を確かめるだけなら、全部を展開する必要はありません。ZIPの中身を取り出すで一覧を見て、要るファイルだけ取り出せます。
散らかったフォルダを作らずに済むので、受け取ったその場で確認する用途に向いています。
名前を一度に整える
取り込んだ写真のように、ばらばらの名前が付いたファイルはファイルの名前をまとめて付け直すでまとめて付け直せます。共通の言葉と連番にすると、順番が崩れません。
番号は001のように桁をそろえてください。1、2、10の順に並べると、10が2の前に来てしまいます。
渡したあとのことも決めておく
共有の仕組みで渡す場合は、期限を設けるか、相手が受け取ったら消してください。残ったままのリンクは、意図せず広まることがあります。
個人情報を含むファイルは、まとめる前に「本当に全部渡す必要があるか」を確かめてください。数が多いと、混ざっていても気づけません。
パスワードを付けて送るときに気をつけること
同じメールに続けてパスワードを書いて送ると、鍵を掛けた意味がありません。電話や別のやり取りなど、経路を分けて伝えてください。
受け取る側の決まりによっては、パスワード付きのZIPが途中で止められて届かないことがあります。社外へ送る前に、その形で受け取れるかをひと言確かめるほうが早く済みます。
受け取った相手が開けなかったときに備えて、元のファイルは渡したあともしばらく手元へ残しておいてください。送り直しがすぐできます。
よくある質問
- ZIPにすると容量は減りますか？
- 書類や文字のファイルは減ります。写真・動画・音声はすでに圧縮されているため、ほとんど変わりません。
- フォルダの構造は保たれますか？
- 選んだファイルを1階層にまとめる形です。階層を保ちたい場合は、あらかじめフォルダごとZIPにしたものを渡してください。
- パスワードを付けられますか？
- ZIPには付けられません。中身がPDFなら、PDF側にパスワードを付ける方法があります。
- 大きなファイルでも扱えますか？
- 扱えますが、端末の空きメモリを超えると途中で止まります。数が多いときは、何回かに分けてください。
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