領収書と請求書を、提出できる形に整える
撮った写真をまとめ、番号を振り、必要なら請求書そのものを作るまで
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提出する形を先に確かめる
経理や取引先によって、求められる形は違います。1件ずつ別のファイルか、1本のPDFにまとめるか。ファイル名の付け方の決まりがあるかも、先に聞いておくとやり直しが減ります。
枚数が多いときほど、決まりを確かめてから作業したほうが早く終わります。数十枚をまとめ直すことになると、半日仕事になりかねません。
撮った写真を1本のPDFにする
レシートは細長く、机に置くと周りが写り込みます。画像を1画面で整えるで余分な部分を切り、傾きを直してから画像をPDFに変換で1本にまとめてください。並び順は一覧のとおりになります。
日付順に並べる決まりがあるときは、撮る順番をその順にしておくと、あとで並べ替える手間がありません。
順番と番号を整える
まとめたあとで抜けや重複に気づいたら、PDFのページを整理でページを見ながら足したり消したりできます。台紙の番号と突き合わせるなら、PDFにページ番号を入れるで通し番号を入れておくと確認が早くなります。
提出後に差し替えが起きることもあるので、元の写真は消さずに残しておいてください。
請求書そのものを作る
請求書・見積書・領収書を作るで、品目・数量・単価から請求書のPDFを作れます。合計や消費税の計算は自動で行い、日本語の書体を埋め込むので、相手の環境でも文字化けしません。
取引先ごとに毎月出すものは、同じ内容を使い回せるように控えを残しておくと、翌月の作業が短くなります。
見せたくない部分がある書類
個人の口座番号や、関係のない取引先の名前が写っていることがあります。黒い四角を重ねるだけでは文字が残るので、PDFを墨消しで消してください。塗った部分の中身は残りません。
写真のまま隠したいときは、画像を1画面で整えるの塗りつぶしを使ってください。モザイクは文字を推測されることがあります。
撮り方で、あとの手間が決まる
レシートは、感熱紙なので時間が経つと薄くなります。受け取ったその日に撮っておくと、あとで読めなくなる事故を防げます。折り目は伸ばし、明るい場所で真上から撮ってください。
何枚もあるときは、1枚ずつ撮るより、同じ位置に置いて連続して撮るほうが、切り抜きの手間がそろって早く終わります。
送る前に軽くする
写真をまとめたPDFは重くなりがちです。メールに添付するならPDFを圧縮を通してください。中の写真だけを作り直すので、金額の文字がにじむことはありません。
ただし強く圧縮しすぎると、手書きの数字が読みにくくなります。標準から試して、読めるかどうかを目で確かめてください。
よくある質問
- スマートフォンだけで作業できますか？
- できます。撮影からPDF化、番号付けまで、ブラウザだけで完結します。アプリを入れる必要はなく、出先で精算の書類を作ることもできます。
- 税の要件を満たしていますか？
- 当サイトは書類を整える道具で、制度上の要件を判断するものではありません。保存の方法や様式は、税理士や所轄の案内に従ってください。
- 書類はどこかへ送られますか？
- 送られません。取引先の名前や金額が入った書類でも、端末の中だけで処理されます。
- 作った請求書に印鑑を押せますか？
- PDFに書き込むで、名前から作った印影や手書きの署名を置けます。紙に押した印鑑を使いたいときは印鑑・サインの白い背景を透明にするで背景を抜いてからお使いください。
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