申請書のPDFに、印刷せず入力して提出する
入力欄のあるPDFと、無いPDF。どちらも画面の上で埋められます
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まず、入力欄があるかを見る
PDFには、はじめから入力欄が作り込まれているものと、紙を取り込んだだけのものがあります。開いて氏名の欄を押したとき、文字が打てれば前者です。
どちらでも画面の上で埋められますが、手順が違います。見分けてから始めると迷いません。
入力欄がある書式
PDFのフォームに入力するにPDFを渡すと、欄の一覧が出ます。上から順に埋めていけば、位置がずれることなく入ります。
欄の名前が英語や記号のことがありますが、どの位置の欄かを見ながら埋められます。選ぶ形式の欄（はい・いいえなど）もそのまま扱えます。
入力欄が無い書式
紙を取り込んだだけのPDFには、PDFに書き込むで文字を直接置きます。欄の上を押して文字を入れ、大きさと位置を合わせるだけです。
文字の大きさは、周囲の印字に合わせると自然に見えます。欄をはみ出していないか、保存する前に全体を見て確かめてください。
日付・丸印・チェック
日付は、同じ画面で今日の日付をそのまま置けます。手で打つより早く、書式も揃います。
「該当する方に丸」のような欄は、丸の図形を重ねれば済みます。チェック欄には、小さな文字を置く方法が確実です。
署名と押印
手書きの署名は、その場で書いて置けます。印鑑は、名前から朱色の丸印を作って置けます。紙に押して取り込み直す往復が要りません。
実物の印影を使いたい場合は、白い紙に押したものを撮り、印鑑・サインの白い背景を透明にするで背景を抜いてから置くと、きれいに重なります。
提出の前に確かめること
提出先が「手書きのみ」「押印必須」と指定していないかを、募集要項や案内で確かめてください。電子での提出を認めていない窓口もまだあります。
メールに添付する場合は、容量の上限も見ておいてください。取り込んだ書式は写真を含むため、思ったより大きくなることがあります。
控えを残す
提出した版は、別の名前を付けて手元に残してください。問い合わせがあったときに、何をどう書いたかをすぐ確かめられます。
個人情報を含む書類なので、共有の場所に置いたままにしないでください。提出が済んだら、不要な控えは消すほうが安全です。
文字がずれる・はみ出すとき
入力欄の無い書式へ文字を置いたときは、拡大して枠からはみ出していないかを見てください。画面では収まって見えても、印刷すると枠線に重なることがあります。
文字の大きさは、周りの印字に合わせます。極端に大きい文字や細い文字は受け取った側で読みにくく、書き直しを求められることがあります。
書き込む位置が決まらないときは、見本として記入済みの用紙をもらえないか聞いてみてください。どの欄に何を書くかで迷う時間がいちばん長くかかります。
提出先が決まっている書類は、様式そのものが年度で変わることがあります。配布元のページで最新の版かどうかを先に見てください。
よくある質問
- 入力した内容は、あとから直せますか？
- 保存する前なら直せます。保存したあとは、文字として書き込まれた状態になるため、同じ手順でもう一度作り直してください。
- 文字が化けることはありますか？
- 同梱の書体に無い文字（絵文字など）は入れられません。その場合は、書き込めないことをお伝えします。
- スマートフォンでもできますか？
- できます。画面が小さいときは、拡大してから位置を合わせると楽です。
- 申請書はどこかへ送られますか？
- 送られません。入力も保存も、お使いのブラウザの中で行います。氏名や住所を含む書類でも扱えます。
この記事で使う道具
記事で紹介しているツールは、すべて登録不要・ブラウザ内で動きます。