長いPDFに目次（しおり）を付けて、探せるようにする
100ページの資料でも、横の一覧から1回で目当ての章へ飛べます
更新日：
しおりは、読む人のための道しるべ
PDFの閲覧ソフトには、横に目次を出す機能があります。ここに章の名前が並んでいると、読む人はページを繰らずに目当ての場所へ行けます。
本文に目次のページがあっても、それだけでは飛べません。しおりは別に付ける必要があります。
付ける
PDFに目次（しおり）を付けるにPDFを渡し、章の名前と始まるページ番号を並べると、しおりの付いたPDFができます。
階層も作れます。大きな章の下に節を入れると、長い資料でも一覧が見やすくなります。
名前の付け方
「第1章」だけでなく「第1章 申込みの流れ」のように内容を入れてください。一覧を見ただけで中身が分かると、探す時間が短くなります。
長すぎる名前は途中で切れて表示されます。20文字前後を目安にすると、どの閲覧ソフトでも読めます。
章ごとに分けて配る
部署ごとに関係する章だけを渡したい場合は、しおりごとにPDFを分けるでしおりを区切りにして分けられます。ページ番号を数える必要がありません。
分けたファイルには章の名前が付くので、受け取った側も中身が分かります。全体を渡すより、読んでもらえる可能性が上がります。
分かれている資料をまとめるとき
章ごとに分かれたPDFを1本にする場合は、PDFを結合でまとめてから、しおりを付け直すときれいです。まとめただけでは目次になりません。
ページ番号は、まとめたあとの通し番号に変わります。しおりを作るのは、順番を確定させてからにしてください。
配る前に確かめること
実際に開いて、しおりを押したときに正しいページへ飛ぶかを確かめてください。1ページずれていると、読む人が混乱します。
途中でページを足したり消したりすると、しおりの行き先はずれたままになります。編集したあとは、付け直すのが確実です。
印刷して配る場合
紙にするとしおりは見えません。紙でも配る資料には、本文の先頭に目次のページを入れておいてください。
両方で配るなら、しおりと本文の目次で章の名前をそろえると、どちらを見ている人とも話が通じます。
階層を深くしすぎない
しおりは2段までが読みやすい形です。3段、4段と重ねると開く手間が増えて、かえって目的の場所へたどり着けません。
1つの章が長いときは、しおりを細かくするより、章ごとにファイルを分けて配るほうが親切なことがあります。読む人がどちらを望むかで決めてください。
しおりの名前は、本文の見出しとそろえておきます。別の言い方にすると、目的の章にたどり着いたかどうかが読む人に分からなくなります。
しおりを付けても、紙に刷ると残りません。印刷して配る前提の資料では、目次のページを別に作っておくほうが確実に伝わります。
章の数が十を超えるようなら、しおりだけでなく本文の先頭にも目次を置きます。開く道筋が二つあると、読む人は迷いません。長い資料ほど差が出ます。
よくある質問
- すでにしおりのあるPDFはどうなりますか？
- 付け直すと、新しく指定した内容に置き換わります。元のしおりを残したい場合は、同じ内容を含めて指定してください。
- しおりの名前に日本語は使えますか？
- 使えます。長い名前は閲覧ソフト側で途中まで表示されることがあります。
- 本文の見出しから自動で作れますか？
- 自動では作りません。見出しの判定は資料ごとに違い、間違えると使いにくい目次になるためです。章の名前とページは自分で指定してください。
- 資料はどこかへ送られますか？
- 送られません。読み込みも保存も、お使いのブラウザの中で行います。
この記事で使う道具
記事で紹介しているツールは、すべて登録不要・ブラウザ内で動きます。