名簿の重複を消す・2つの名簿を突き合わせる
同じ人が二重に入っている、去年の名簿とどこが違うか分からない、を片づける
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重複は、案内の二重送付として表に出る
複数の窓口から集めた申込を1つにまとめると、同じ人が何度も入ります。気づかないまま案内を送ると、相手には管理が雑に見えますし、郵送なら費用もそのぶんかかります。
まとめた直後に一度だけ確かめる習慣にしておくと、配る直前に慌てずに済みます。件数が増えてからでは、目で追うのが難しくなります。
重複を消す
CSVならCSVの重複行・空行を削除、ExcelのブックならExcelの重複行・空白行を消すで取り除けます。どの列を見て「同じ」と判断するかを選べるのが要点です。
氏名だけで判断すると、同姓同名の別人が消えます。メールアドレスや会員番号のように、重ならない値がある列を基準にしてください。
氏名と生年月日の組み合わせのように、複数の列をそろって見る指定もできます。基準を決めてから実行すると、消しすぎも残しすぎも防げます。
表記のゆれは、機械には別人に見える
「山田 太郎」と「山田太郎」、全角と半角の数字、ハイフンのある電話番号と無い電話番号は、そのままでは別の値として扱われます。
先に表記をそろえてから重複を探すと、取りこぼしが減ります。半角と全角の統一だけでも、見つかる件数が変わります。
2つの名簿を突き合わせる
去年と今年、システムから出した一覧と手元の控え、といった2つを比べるにはExcelを比較を使います。どこが増え、どこが減り、どの値が変わったかが分かります。
目で追うと、必ず見落とします。特に、行の順番が違うだけで内容は同じ、という場合の判断は人には向きません。
分かれている名簿を1本にする
窓口ごと、月ごとに分かれたCSVはCSVを結合でまとめられます。列の並びが違うファイルが混ざっていないか、まとめる前に確かめてください。
まとめてから重複を消す、という順番が基本です。先に個別に消しても、合わせた時点でまた重複が出ます。
消す前に、控えを残す
重複を消した結果は元に戻せません。作業の前のファイルを、日付を付けて別に残しておいてください。判断の基準を間違えたときに、やり直せます。
誰の判断でいつ整理したかを、ファイル名か短いメモに残しておくと、あとから問い合わせが来たときに説明できます。
整理したあとの名簿は、保管する期間も決めておいてください。使う予定の無い個人情報を持ち続けるほど、漏れたときの影響が大きくなります。
突き合わせの前に、形をそろえる
列の順番、見出しの書き方、日付の書式が違うと、比べた結果が食い違いだらけになります。どちらか一方の形に寄せてから比べてください。
郵便番号や電話番号は、先頭の0が落ちていないかも確かめます。表計算ソフトで開いた時点で数値として扱われ、桁が減っていることがあります。
比べる目的をはっきりさせておくと、見る列を絞れます。連絡先の更新なのか、参加者の増減なのかで、必要な列は変わります。
よくある質問
- どの行が消えたか分かりますか？
- 処理の結果として件数が示されます。どの行が残るかを事前に決めたい場合は、基準にする列を絞ってから実行してください。
- 大文字と小文字は区別されますか？
- メールアドレスのように、大文字と小文字の違いだけで別扱いになると困る場合があります。事前に表記をそろえておくのが確実です。
- 個人情報を含む名簿でも使えますか？
- 使えます。ファイルはお使いのブラウザの中だけで処理し、外部へ送信しません。
- 何行くらいまで扱えますか？
- 数万行までは通常の端末で扱えます。極端に大きいファイルは、分けてから処理してください。
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