Wordの文字数と、提出先の文字数が合わないとき
数え方が違うだけです。どこで差が出るかを知れば、直前で慌てずに済みます
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同じ文章でも、数え方で結果が変わる
文字数は、空白を数えるか、改行を数えるか、脚注や見出しを含めるかで変わります。提出先が「1,200字以内」と書いていても、どの数え方かは明記されていないことが多いです。
差は数十字に及びます。上限ぎりぎりで書いていると、手元では収まっているのに、送信した先で弾かれる事態になります。
手元のファイルを数える
Wordの文字数を数えるにWordのファイルを渡すと、文字数と単語数を数えます。空白を含めた数と、含めない数の両方が分かるので、提出先の条件に当てはめやすくなります。
本文だけを数えたい場合は、表紙や参考文献を外したファイルを作ってから数えてください。文書全体を対象にすると、目次や見出しも入ります。
提出先の入力欄に貼るときの注意
応募フォームの入力欄は、改行も1文字として数えることがあります。段落の多い文章ほど、手元の数より増えます。
Wordから貼り付けると、見えない記号が混ざることもあります。Wordをテキストに変換で文字だけを取り出してから貼ると、余計なものが入りません。
貼り付けたあとに、フォーム側の残り字数の表示を必ず見てください。そこが最終的な基準になります。
書き始める前に確かめる2点
上限が字数なのか単語数なのか、そして空白を含むかどうか。この2点を募集要項で確かめておけば、書き直しがほぼ無くなります。
記載がなければ、問い合わせるか、厳しいほうの数え方で書いてください。上限の9割で仕上げておくと、どちらの数え方でも収まります。
英語の文章は、単語で数える
英文の課題では、文字数ではなく単語数が基準になります。ハイフンでつないだ語や、数字の扱いは、数える側の規則によって差が出ます。
こちらも上限ぴったりを狙わず、少し余裕を持たせてください。引用の書式を直したときに、数が動くことがあります。
文章を減らすときの順番
まず重複した説明を落とし、次に修飾を削り、最後に例を減らします。この順番だと、内容の筋を保ったまま短くできます。
言い回しの短縮から始めると、全体が読みにくくなるだけで、たいして減りません。長い文章ほど、構成から見直すほうが早いです。
共同で書くときの数え方
複数人で分担して書く原稿では、担当ごとの上限を決めておくと、最後に全体を削る作業が要りません。合計が上限の8割になるよう割り振ると、まとめる段階で調整が効きます。
提出直前に数え直すのは必ず1人にしてください。数える道具が人によって違うと、最終の数字が食い違います。
差し込む図表の説明文を字数に含めるかどうかも、最初に決めておくと後戻りしません。あとから外すと、前後のつながりを書き直すことになります。
提出したあとに直せない前提で見直す
送信してしまうと、字数の超過を理由に受け付けられないことがあります。送る前に、数え方をもう一度だけ確かめてください。
締め切りの直前は、入力欄の読み込みが遅くなることがあります。時間に余裕を持って送ると、字数の調整もその場で行えます。
よくある質問
- 句読点は文字数に入りますか?
- 入るのが一般的です。ただし提出先によって扱いが違うため、要項に記載がなければ、入るものとして書いておくと安全です。
- 表の中の文字も数えられますか?
- 文書に含まれる文字として数えます。本文だけを数えたい場合は、対象を分けたファイルを用意してください。
- Word以外の形式でも数えられますか?
- 文字として取り出せる形式であれば数えられます。画像として貼り付けられた文字は、数えられません。
- 提出前の原稿を外部に送らずに済みますか?
- 済みます。ファイルはお使いのブラウザの中だけで読み込み、外部へは送りません。未発表の原稿でも扱えます。
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