PDFにパスワードをかける・外す手順
かけ方と外し方、そしてパスワードでは守れないものの見分け方
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かけるのは、渡す相手が限られているとき
給与明細や契約書のように、届いた先で第三者の目に触れると困る書類には、開くためのパスワードが役に立ちます。メールの誤送信が起きても、中身がすぐには読まれません。
一方で、不特定多数へ配る資料にかけると、問い合わせが増えるだけで得がありません。かけるかどうかは、相手が特定の人かどうかで決めるのが分かりやすい基準です。
かけ方
PDFにパスワードをかけるにファイルを渡し、開くためのパスワードを決めるだけです。処理はブラウザの中で行われ、できあがったファイルをその場で保存できます。
パスワードは、ファイルとは別の経路で伝えてください。同じメールに書いてしまうと、メールごと見られたときに意味がなくなります。電話やメッセージなど、別の手段が向いています。
使い回しは避けてください。ひとつ漏れたときに、過去に送った書類がまとめて開かれることになります。相手ごと、案件ごとに変えるのが安全です。
外し方
自分がパスワードを知っているファイルなら、PDFのパスワードを解除で外せます。毎回入力するのが手間になった手元の控えや、社内で共有し直す資料で使う場面が多いです。
パスワードを忘れてしまった場合、当サイトでは開けません。総当たりで推測するような機能は用意していません。作成者や送り主に問い合わせて、渡し直してもらってください。
パスワードでは隠せないものがある
PDFには、作成者名や使ったソフト、作成日時といった情報が入っています。これは開いたあとに見える情報なので、パスワードをかけても相手には見えます。消したいときはPDFの作成者情報を削除を使ってください。
本文の一部を隠したい場合は、塗りつぶしの図形を重ねるだけでは不十分です。下の文字が残り、コピーすれば読めてしまいます。文字ごと消す必要があります。
印刷やコピーを禁止したいとき
PDFには、開くためのパスワードとは別に、印刷やコピーを制限する仕組みがあります。ただしこれは、対応したソフトが自主的に従うだけの取り決めです。無視するソフトも存在します。
見られて困るなら渡さない、渡すなら制限に頼りすぎない、という前提で考えてください。技術的に完全に止められるものではない、という点だけは知っておく必要があります。
運用で決めておくと、事故が減る
社内で定期的に送る書類は、パスワードの決め方をあらかじめ共有しておくと、毎回の連絡が要らなくなります。ただし「取引先名＋日付」のような当てやすい規則にすると、外から推測されるため意味が薄れます。
受け取った側が長期間保管する書類は、かけたままだと数年後に開けなくなることがあります。相手が保存用に控えるものなら、解除した版を渡すか、保管方法を先に相談してください。
大量に配る明細のような書類では、1件ごとに別のパスワードを付ける運用が現実的です。誤送信が起きても、影響が1件にとどまります。
よくある質問
- パスワードを忘れました。開けますか？
- 開けません。当サイトには推測や解析の機能がなく、作成者以外が開く手段は用意していません。送り主に再発行を依頼してください。
- かけたPDFは、スマホでも開けますか？
- 開けます。標準のPDF閲覧機能が対応しているため、開くときにパスワードの入力を求められます。
- パスワードは何文字くらいがよいですか？
- 半角で12文字以上、意味のある単語を避けた並びが安全です。短いものや、氏名と誕生日の組み合わせは推測されやすいです。
- ファイルやパスワードが、どこかへ送られませんか？
- 送られません。設定も解除もブラウザの中だけで行うため、入力したパスワードがサーバーへ渡ることはありません。
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