PDFのページを入れ替える・抜き出す・消す
順番の直しも、必要な数ページだけの取り出しも、開いたまま片づけられます
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まず、ページの並びを目で見る
順番が前後している、裏面だけ逆さまになっている、といった不具合は、ページを縮小して並べて見れば一目で分かります。PDFのページを整理は、その一覧の上で並べ替えと削除をまとめて行える場所です。
直したい箇所が複数あるときは、1画面で済ませたほうが速く、やり直しも減ります。並べ替えてから消し、最後に一度だけ保存する流れになります。
順番だけを直したい
入れ替えたいページが決まっているなら、PDFのページを並べ替えで新しい順番を指定します。両面スキャンで表と裏が別々に取り込まれた資料を、交互に組み直す用途にも使えます。
スキャナの給紙の都合で最後のページから取り込まれてしまった場合は、全体をひっくり返す指定が使えます。1枚ずつ動かす必要はありません。
必要なページだけを取り出す
契約書のうち、相手に見せるのは2ページだけ、という場面ではPDFのページを抽出を使います。指定したページだけを集めた新しいPDFができ、元のファイルはそのまま残ります。
ページ番号は、3、5-8のようにまとめて書けます。間違えて広く取っても、できあがりを見てから指定し直せば済みます。
要らないページを消す
白紙、送付状、二重に取り込まれた紙などはPDFのページを削除で落とせます。ページ数が減るぶん、ファイルの容量も小さくなります。
見落としが怖い場合は、消す前に一覧で確かめてください。特に、裏写りで薄く文字が写っているページは、白紙と見間違えやすいところです。
分かれてしまった資料を1本にまとめる
章ごとに分かれたPDFや、日付ごとに受け取った明細は、PDFを結合で1つにまとめられます。順番は並べ替えてから実行できるので、受け取った順に縛られません。
まとめたあとに目次が欲しくなったら、しおりを付ける方法もあります。長い資料ほど、あとから探す人の手間が変わります。
スキャンした書類は、向きと傾きも見る
複合機で取り込んだ資料は、横向きのページや、少し傾いたページが混ざることがあります。並び順を直しただけでは読みづらいままなので、あわせて整えておくと後々の手間が減ります。
向きの違うページだけを回すこともできますし、傾きを自動で直す方法もあります。文字の行が水平になっていると、あとから検索できる形にするときの精度も上がります。
ページ番号がずれているとき
抜き出したり消したりすると、紙に印刷された番号と、PDF上の番号が食い違います。相手に「3ページ目を見てください」と伝える資料では、この食い違いが混乱のもとになります。
配る前に、通し番号を振り直しておくと安全です。表紙を数に入れるかどうかも、渡す前に決めておいてください。
紙の資料を配る会議では、印刷した束とPDFで番号が違うと、その場の進行が止まります。どちらかに合わせておくだけで防げます。
よくある質問
- 元のファイルは書き換わりますか？
- 書き換わりません。処理した結果は新しいファイルとして保存されるため、元のPDFは手元に残ります。
- パスワードの付いたPDFも扱えますか？
- 開くためのパスワードが分かっていれば、先に解除してから操作してください。かかったままでは中身を読み込めません。
- ページ数の多い資料でも動きますか？
- 動きます。数百ページでも一覧を作れますが、表示の準備に少し時間がかかることがあります。
- ファイルは送信されますか？
- されません。読み込みから保存まで、すべてお使いのブラウザの中で行います。社外に出せない資料でも扱えます。
この記事で使う道具
記事で紹介しているツールは、すべて登録不要・ブラウザ内で動きます。