PDFがメールで送れないときに、確実に軽くする手順
「添付できる容量を超えています」と言われたときの、原因の見分け方と直し方
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まず、上限がいくつなのかを確かめる
メールの添付は、送る側と受け取る側の両方に上限があります。多くの会社では10MBか25MBで、どちらか小さいほうが効きます。相手のサーバーで弾かれると、送った側にはエラーが返らないこともあるため、迷ったら10MB以内に収めておくと安全です。
上限を超えるなら、軽くするか、分けるか、別の渡し方にするかの3つしかありません。この記事では前の2つを扱います。
重い原因は、たいてい写真
PDFが重くなる原因のほとんどは、中に入っている写真です。スマートフォンで撮った書類や、複合機で読み取った紙は、1ページが1枚の大きな写真として入っています。文字と図だけで作った資料は、ページ数が多くてもあまり重くなりません。
見分け方は簡単です。ページ数のわりにファイルが大きい（10ページで10MBなど）なら写真が入っています。逆に100ページで2MBなら、文字だけの資料です。
手順1：写真を作り直して軽くする
写真が原因なら、PDFを圧縮を通してください。中の写真だけを作り直すので、文字は文字のまま残り、検索もコピーもできます。スキャンした書類なら、半分以下になることも珍しくありません。
強さは3つあります。画面で読んでもらうだけなら「標準」、メールの上限に収めたいなら「強め」、印刷して使う予定があるなら「弱め」が目安です。結果の欄には、何枚の写真を作り直したか、小さくなったかどうかが出ます。「小さくならなかった」と出たときは、写真が入っていないか、すでに十分に圧縮されています。
手順2：要るページだけにする
全部を送る必要がないなら、これがいちばん効きます。PDFのページを抽出で必要なページだけを抜き出すか、いらないページが数枚ならPDFのページを削除で消します。ページの絵を見ながら選べるので、番号を数える必要はありません。
資料の性質上ページを削れないときは、PDFを分割で前半と後半に分けて、2通のメールに分ける方法もあります。分けたファイルには連番が付くので、受け取った側も順番を間違えません。
手順3：それでも収まらないとき
写真の質を落としたくない資料（図面や写真集など）では、無理に圧縮すると用をなさなくなります。その場合は、共有リンクで渡す方法へ切り替えてください。会社で使っているファイル共有の仕組みがあるなら、それがいちばん確実です。
紙に印刷して渡す前提なら、複数ページを1枚にまとめるで複数ページを1枚にまとめると、ページ数も容量も減らせます。
やってはいけないこと
ページを画像にしてから作り直すと、確かに軽くなりますが、文字が選べなくなります。受け取った側が検索もコピーもできなくなるので、契約書や報告書では避けてください。当サイトの圧縮は、この方式を使っていません。
また、拡張子を .zip に変えるといった小細工で上限を回避しようとすると、受け取る側のウイルス対策で弾かれることがあります。
よくある質問
- 圧縮すると画質はどのくらい落ちますか？
- 選んだ強さによります。標準なら、画面で読むぶんには気づかない程度です。印刷にも使うなら弱めを選んでください。元のファイルは変わらないので、何度でも試せます。
- パスワード付きのPDFを軽くできますか？
- そのままではできません。PDFのパスワードを解除でパスワードを外してから圧縮し、必要ならPDFにパスワードをかけるでかけ直してください。
- ファイルはどこかへ送られますか？
- 送られません。この記事で挙げたツールはすべてブラウザの中だけで処理します。社外に出せない書類でも扱えます。
- Wordの文書が重いときも同じですか？
- 考え方は同じで、原因はたいてい貼り込んだ写真です。Wordで「図の圧縮」を行うか、PDFにしてから当サイトの圧縮を通してください。
この記事で使う道具
記事で紹介しているツールは、すべて登録不要・ブラウザ内で動きます。