Excelのシートやデータを、渡す相手ごとに分ける
1冊のブックから、シート単位・支店単位でファイルを切り出す手順
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分けるのは、見せたくない部分があるから
全支店の数字が入った1冊を、そのまま各支店へ送ってしまう事故は珍しくありません。シートを消して送ったつもりでも、非表示にしただけなら相手の手元で戻せます。
確実なのは、渡すぶんだけを新しいファイルとして切り出すことです。元のブックには手を触れないので、手元の集計はそのまま続けられます。
シートごとに分ける
Excelをシートごとに分割にブックを渡すと、シートごとに1ファイルへ分けて、まとめて受け取れます。月別・部署別にシートが分かれているブックで、そのまま使えます。
分けたあとのファイル名は、元のシート名から付きます。「Sheet1」のままにしていると、受け取った側が中身を開くまで分かりません。分ける前に、シート名を整えておくと親切です。
1枚のシートを、列の値ごとに分ける
支店名や担当者名の列がある名簿は、Excelを列の値ごとに分けるで、その値ごとのファイルに分けられます。手で並べ替えてコピーする作業が要りません。
並べ替えやコピーで分けると、行の抜けや重複が起きます。それに気づくのは、たいてい相手から指摘されたときです。機械的に分けておけば、この種の間違いが入りません。
分ける前に、中身を確かめる
Excelを開いて見るで、ファイルを開かずに中身を一覧できます。どのシートに何が入っているか、想定外の列が混ざっていないかを、渡す前に見ておいてください。
コメント、変更履歴、作った人の名前といった情報は、表の上には出てきません。社外へ出すブックでは、これらが残っていないかも確かめる必要があります。
相手がExcelを持っていない場合
数字を見てもらうだけなら、ExcelをCSVに変換でCSVにして渡す方法もあります。どの環境でも開け、表計算ソフトの種類を選びません。
ただしCSVには、書式・数式・複数シートを持てません。見た目のまま渡す必要があるなら、PDFにして渡すほうが向いています。
分けたあとの管理
分けたファイルは、あとから元に戻すのが大変です。集計はいつも1冊で行い、配るときだけ分ける、という順番を決めておくと混乱しません。
配ったあとに数字が変わったときは、どのファイルを差し替えたか記録を残してください。分けた数が多いほど、抜けが起きます。
分けたファイルに、見出しを残す
1枚のシートを値ごとに分けると、見出しの行が先頭に付いた状態で切り出されます。受け取った側が何の列か分かるように、見出しの文言は短く具体的にしておいてください。
「区分1」「コードA」のような社内用語だけの見出しは、社外へ出すと通じません。配るファイルでは、日本語で意味の分かる言い方へ直しておくと、問い合わせが減ります。
書式や列幅は、分けたあとに整え直す必要が出ることがあります。数字の桁が揃っていないだけでも、読み手の負担になります。
よくある質問
- 分けると、計算式はどうなりますか？
- ほかのシートを参照していた式は、参照先が無くなるため値として残るか、エラーになります。配る前に、結果の数字が正しいか確かめてください。
- 非表示のシートも分けられますか？
- 分けられます。むしろ、非表示にしたまま気づかず配ってしまうほうが危険なので、分ける前に一覧で確かめることをおすすめします。
- ファイルはどこかへ送信されますか？
- されません。読み込みも分割も、お使いのブラウザの中で行います。社内の売上や名簿が入ったブックでも扱えます。
- 古い形式のxlsも扱えますか？
- 新しい形式のxlsxが前提です。xlsの場合は、Excelなどでxlsxとして保存し直してからお使いください。
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